ࡱ> b  !"#$%&'()*+,-./0123456789:;<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`acdefghijklmnopqrstuvwxyz{|}~Root Entry Fjm "Workbook _VBA_PROJECT_CUR"  "jm "VBA4 " J " T8\pASUS H110 plus Ba=ij ThisWorkbook=O8U@"1Arial1Calibri1Calibri1Calibri1Arial1Arial1Arial1Arial1Arial1dArial1h>Cambria1<Calibri1Calibri1 Calibri1Calibri1xArial1Calibri1Calibri1Arial1Calibri1Arial1 Calibri1. 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HHoja1""a|ZR   3 A@@   OBSERVACIONESNo. (A)$ACCIONES DE MEJORAMIENTO `RESPONSABLE DE MEJORAMIENTO CTIEMPO PROGRAMADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES MEJORAMIENTO8MECANISMO DE SEGUIMIENTO INTERNO ADOPTADO POR LA ENTIDAD*RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO POR LA ENTIDAD&INDICADORES DE ACCIN DE CUMPLIMIENTO CLASE DE OBSERVACIN 'REAS CICLOS O PROCESOS INVOLUCRADOS TIEMPO PROGRAMADO ACTIVIDADTIEMPO(B) (D) FORMULACINHOJA ____DE____:FORMATO 20A. INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO(H1) (H2) NENTIDAD: INSTITUTO DE TRNSITO, TRASNPORTE Y MOVILIDAD DISTRITAL - INSTRAMD NIT: 825003566-3ORIGINAL FIRMADORepresentante Legal:Cargo:Jess Cotes GmezDirector INSTRAMDjSubdirecin Administrativa, Profesional talento Humano, Profesional especializado de contratcin, DirecinDE: FEBRERO DE 2025A:tHallazgo Administrativo N 1 - Prescripcin de sanciones y multas - con presunta incidencia fiscal y disciplinaria.: 28/02/2025 al 31/12/2025-DESCRIPCIN OBSERVACIN FORMULADA POR LA CGDGProfesionales Universitario Grado 03 cobro coactivo, Subdirector Financiero, Contratacin, Director, Sociedad de Economa mixta(Movvintec) : 28/02/2025 al 30/06/2025. 28/02/2025 al 31/12/2025Funcionario del cargo, Subdireccin Financiera, Asesor de control interno.(primera, segunta y tercera lnea de defensa del sistema de control interno)Funcionario del cargo, Subdireccin financiero, Asesor de control interno.(primera, segunta y tersera lnea de defensa del sistema de control interno)fHallazgo administrativo N 2  Manejo de Caja Menor - con presunta incidencia fiscal y disciplinaria.No. 2-En el momento que haya apertura se verificarFHallazgo administrativo N3  Presentacin de los estados financieros.EProfesional Especializado Grado 04, Subdirector Financiero, Director.OProfesional Especializado Grado 04, Subdirector Financiero, Tesorero, Director.Mediante Resolucin N2193 del 29 diciembre del 2022 constituyeron cuentas por pagar por valor de $1.786.607.401,82, equivalentes al 44.96% de los compromisos. Estas cuentas por pagar no cuentan con documento integral de Ingresos que amparen estas cuentas, situacin originada debido a la ausencia de control al proceso de constitucin de cuentas por pagar, inobservando los artculos 79, 80, 81 y 82 del Decreto 111 de 1996, artculos 37 y 38 del Decreto 568 de 1996 y articulo 17 del decreto 412 de 2018. Jefe Oficina Asesora de Paneacin, Profesional universitario grado 03, Subdirector financiero, Administrativo y Operativo, Jefes de oficina, Director.Ilsy Quintero, Pamela Peralta, Ebert Daz, Aldrin Florez, Luis M Perez, Isabel Barros, Alvaro Puente, Sugel Curvelo, Jesus Cotes.A 28/02/2025 al 31/12/2025 1) Aprobacion por medio del Comit de Gestin y Desempeo Institucional de planes, programas y proyectos estratgicos. 2) Acto administrativo de adopcin de los planes, programas y proyectos. 3) Publicacion en pagina web de los documentos mencionados anteriormente. 6 28/02/2025 al 31/12/20258 28/02/2025 al 31/12/2025En los procesos de contratacin ejecutados por el Instituto de Trnsito, Transporte y Movilidad Distrital de Riohacha durante la vigencia 2023, se identificaron deficiencias significativas en la organizacin y conservacin de los expedientes contractuales. Se evidenci que las carpetas contractuales no estaban numeradas, y los documentos anexos al contrato no estaban organizados en orden cronolgico segn las etapas del proceso contractual. Esta situacin incumple con el deber de mantener la documentacin en orden y debidamente archivada para su consulta y control posterior. Adicionalmente, los informes presentados por los supervisores carecen del nivel de detalle requerido para garantizar un seguimiento riguroso de las obligaciones contractuales. En lugar de informes completos y especficos, se emplearon formatos preestablecidos que solo indican el cumplimiento general del contrato, sin respaldo detallado de las actividades realizadas o los resultados obtenidos. Tampoco se evidenciaron actas de liquidacin ni comprobantes de egreso en varios expedientes, dificultando la verificacin de los pagos y la correcta ejecucin contractual, lo que compromete la transparencia y la rendicin de cuentas en la gestin contractual.5 28/02/2025 al 31/12/202521) Formato de seguimiento al proceso cotractual. YProfesioal Especializado Grado 04, Subdirector Administrativo, Asesor de Control Interno.bEn la revisin del aplicativo SIA OBSERVA se evidenci que, de los 100 contratos reportados en el SECOP I para la vigencia 2023, el Instituto de Trnsito, Transporte y Movilidad Distrital de Riohacha nicamente rindi informacin correspondiente a 47 contratos en el sistema SIA OBSERVA. Adicionalmente, los contratos cargados presentan documentacin incompleta, omitiendo anexos esenciales como actas de liquidacin, informes de supervisin y comprobantes de egreso, necesarios para garantizar la transparencia y trazabilidad de los procesos contractuales. Esta situacin refleja una deficiencia significativa en la gestin administrativa y el cumplimiento de las obligaciones legales en trminos de rendicin de cuentas, dificultando el desarrollo del proceso auditor y generando incertidumbre sobre la calidad y suficiencia de la informacin reportada. ZProfesional Especializado Grado 04, Subdirector Administrativo, Asesor de Control Interno.4Hallazgo administrativo N4. Ejecucin de ingresos 0Hallazgo administrativo N5. Ejecucin de gastosaHallazgo administrativo 6  Planes, Programas y Proyectos - con presunta incidencia disciplinariaKHallazgo administrativo N 8  Debilidades en los procesos de contratacin.Hallazgo administrativo N 9  Incumplimiento del cargue de la informacin en el aplicativo SIA. Observacin con presunta incidencia sancionatoria.No. 1No. 3No. 4No. 5No. 6No. 7No. 8.3No. 9ULesvia Torres, Juan M. Berbes, Ebert Daz Olaya, Oscarina Borrego, Jesus Cotez GomezAnalizados los actos administrativos de las adiciones en la ejecucin presupuestal de ingresos, se pudo observar que estos no contienen los documentos que soporte la disponibilidad de los ingresos para realizar las adiciones al presupuesto, situacin dada a la ausencia de controles sobre la total formalidad de los actos administrativos, inobservando de este modo, los artculos 79, 80, 81 y 82 del Decreto 111 de 1996. De igual manera, no se document el acto administrativo donde la Junta Directiva otorg facultades al director de INSTRAMD para realizar modificaciones al Presupuesto de la vigencia fiscal 2023, por lo tanto, no se conoci las facultades para modificar el presupuesto de la vigencia 2022, en los concerniente a adiciones, reducciones, traslados y recursos que sostengan con entidades del Gobierno Nacional, Departamental y Distrital, as como los gastos que deben financiar con dichos recursos. Por lo anterior estas modificaciones se realizaron sin facultades de la junta directiva.El Plan de Mejoramiento correspondiente al periodo evaluado con corte a 31 de diciembre de 2023, reportado a la Contralora General del Departamento de La Guajira, abarc un total de 7 hallazgos relacionados con la gestin contractual del INSTRAMD. De acuerdo con la evaluacin, el cumplimiento general del plan de me< joramiento fue calificado como inefectivo, con una puntuacin de 69.23 puntos, que est por debajo del umbral establecido del 80%. _La caja menor de la entidad a 31 de diciembre de 2023 presenta un saldo por valor de $31.845.256, cifra compuesta por el saldo a 31 de diciembre de 2020 por $7.845.256 el cual corresponde a la omisin del registro de la legalizacin y cierre de la caja menor en la vigencia 2020 y por el registro contable de un ajuste por $24.000.000 realizado el 31 de diciembre de 2021, sin la debida justificacin a la fecha del escrito de esta observacin. La situacin anterior, obedece a la ausencia control sobre el manejo de los recursos y sobre el registro de los movimientos realizados en la cuenta de caja menor generando la omisin de arqueos y de conciliacin de saldos entre los registros contables y documentos soporte del manejo de caja menor, Inobservando el artculo. 7-Legalizacin, del decreto 2768 de 2012. 5to prrafo del numeral 3.2.3 Sistema documental, numeral y 3.2.16 Cierre contable del procedimiento para la evaluacin del control interno contable anexo de la Resolucin 193 de 2016, numerales 1.1.1 instructivo 001 del 24 de diciembre de 2021, resoluciones emanadas de la Contadura General de la Nacin. Se identific que el Instituto de Trnsito, Transporte y Movilidad Distrital Riohacha, permiti la prescripcin de comparendos de trnsito por un valor total de $1.180.097.692,00, debido a fallas en la ejecucin del debido proceso en la gestin de cobro coactivo. Especficamente, la entidad no realiza las notificaciones personales de los mandamientos de pago de manera oportuna ni cumple con los procedimientos legales para garantizar el debido proceso en la recuperacin de estas obligaciones. :Juan M. Berbes, Lesvia Torres, Ebert Diaz, Jesus Cotes .: Los estados financieros a diciembre 31 de 2023 se elaboraron con debilidades en base en los criterios establecidos en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, Resolucin 533 de 2015 y sus modificaciones, y se encuentran debidamente firmados por los responsables de la informacin financiera. Los estados financieros presentados por el INSTRAMD, corresponden al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2023, se presentaron de forma comparativa con el periodo inmediatamente anterior 2022. Las notas a los estados financieros presentados por el INSTRAMD, no aplicaron los criterios especficos de revelacin establecidos para cada elemento de los estados financieros de acuerdo, a lo promulgado por el marco normativo aplicado para las entidades de gobierno, por lo tanto, no presentan explicacin que permitan un mejor entendimiento e interpretacin de las cifras reveladas en los estados financieros y conocer las situaciones particulares de la entidad. Lo antes citado, evidencia debilidades de control y seguimiento en la elaboracin de los estados financieros y sus notas, por lo que no cumplen con el propsito de explicar los hechos econmicos significativos presentados en la estructura de los estados financieros. Incumpliendo de este modo con lo establecido por la Contadura general de la Nacin, en el anexo de la Resolucin 525 de 2016, numeral 2.1.3.2  Presentacin de notas a los estados financieros . Numeral 3.2 del Manual de polticas y procedimientos contables del INSTRAMD. De otra parte, revisados los movimientos del cuarto trimestre de 2023 a reportar en los Formatos CHIP de la CGN, se observa que los saldos iniciales no corresponden al comparativo reportado a esta entidad, en el comparativo entregado el saldo de activos a diciembre 31 de 2022 corresponden a 2.632.140.529, mientras que la informacin reportada en el formato de la CGN revela 3.797.384.132,35, as mismo, De la misma manera la entidad muestra una omisin de la depreciacin de los bienes del grupo Propiedades, planta y equipo durante el periodo 2023, generado por la inadvertencia en el cumplimiento de la normatividad contable, permitiendo de este modo el incumplimiento de las caractersticas fundamentales de la informacin contable debido a la inobservancia del numeral 1.2.1 del instructivo 002 del 1 de diciembre de 2022, Numeral 3.2.12 Reconocimiento de estimaciones Anexo de la Resolucin 193 de 2016 expedido por la Contadura General de la Nacin. en los pasivos reportaron $2.598.016.008 mientras que el formato de saldo inicial reportaron un valor de $2.637.017.460,33,3 28/02/2025 al 31/12/2025CEstados financieros, comparados con las ejecuciones presupuestales.C1) Documento del portal bancario empresarial, que soporta el ingeso del dinero a las arcas del instituto, constituyendose as, la adicin presupuestal. 2) Acta de aprobacin del presupuesto por parte de la Junta Directiva. 3) Acta de aprobacin de facultades, por parte de la Junta Directiva para movimietos presupuestales.028/02/2025 al 31/12/20254 28/02/2025 al 31/12/2025GHallazgo administrativo N 7 - con incidencia sancionatoria SIA OBSERVATOficina de Planeain, Subdireccin administrativa, Profesioal Especiaizado Grado 04.,Ilsy Quintero, Aldrin Florez, Euro Aguilar.nOficina de Planeain, Subdireccin administrativa, Profesioal Especiaizado Grado 04, Asesor de Control Interno6Lesvia Torres, Ebert Daz, Juan Berbesi, Jesus Cotes. 4Lesvia Torres, Ebert Daz, Juan Berbesi, Jesus CotesjEnrique Diazgranados, Maria Jose Martinez, Ebert Daz Olaya, Euro Aguilar, Oscarina Borrego, Jesus Gomez.'Lesvia Torres, Ebert Daz, Jesus Cotes. Proyecto:Revis y apro<9b: B Ilsy Elaine Quintero Camargo - Jefe Oficina Asesora de Planeacin2Armando Bonilla Britto - Asesor de Control InternolProfesional Especializado grado 04, tesorero, Subdirector Financiero, Sociedad de economa mixta, Director. Actas de comit de gestin contable, Informes de gestin presentado por el contratista encargado de realizar la actualizacin de la carterahTesorero, Profesional especializado grado 04, Subdirector fianciero, asesor de control interno, DirectorJefe Oficina Asesora de Paneacin, Profesional universitario grado 03, Subdirector financiero, Administrativo y Operativo, Jefes de oficina,Asesor de control interno, Director.Registro de las notificaciones personales entregadas a satisfaccin. No. de ajustes de contabilidad realizados a la cuenta del balance general. Balance de prueba o inicial de contabilidad. Estados financieros del instituto. 1. Cumplir con la normatividad vigente en los procesos de apertura y legalizacin de Caja Menor. Llevar debidamente los auxiliares de caja ennor respetando los rubros y porcentajes establecidos en su conformacin o apertura; as como tambin, soportar los giros de caja menor con documentos que presten mritos fiscales (facturas autorizadas por la DIAN, facturas electrnicas o documentos equivalentes, no aperturar una caja menor sin quela anterior haya sido legalizada y cerrada. 2) Revisin del ajuste de reclasificacin por valor de $24.000.000. 3) Solicitar legalizacin al responsable de la Caja Menor de la vigencia 2020, por valor de los $7.845.256, aportando soportes que presten mrito fiscal. 4) Proceder al cierre de la mencionada Caja Menor.S2. Actualizacin de la cartera de comparendos con relacin al tiempo de expedicin.d1. Aperturar en concurso una licitacin pblica para contratar la empresa de correo certificado. 7Publicacin y adjudicacin del proceso de LP en SECOPI 1) Resolucin de Apertura de Caja Mejor; tenedura del auxilar de Caja Menor, Informes de seguimiento a la ejecucin de la Caja Menor, Asientos de reclasificacin de ajustes de Caja Menor, ajustar la cuenta de Caja Menor dentro del Balance General con saldos reales. 81)Fortalecer la elaboracin de los Estados Financieros, con base en los criterios establecidos de la entidad. 2)Aplicar en adelante los criterios especficos de revelacin establecidos para cada elemento de los estados financieros. Realizando notas a estos, que describan y explique el valor contenido en las cuentas presentadas. 3) Realizar revisiones de rigor al momento de generar u obtener los saldos iniciales de la vigencia actual, con los saldos finales de la vigencia anterior. 4) Realizar los ajustes de depreciacin del grupo de Propiedad, Planta y Equipo.1) Notas a los estados financieros, que reflejen la realidad de la situacin financiera del instituto. 2)Conciliacin de los saldos finales de la vigencia anterior, con los saldos iniciales de a vigencia presente. 3) Valoracin de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo a saldo real. 1) Anexar pantallazo del portal bancario, donde se muestre el ingreso recibido que soporte la Resolucin de Adicin Presupuestal. 2)Anexar el Acta de aprobacin de facultades a los movimientos financieros para la vigencia 2022 y 2023. 3)Solicitar a la junta directiva del INSTRAMD las facultades correspondientes a los movimientos financieros del instituto (adicin, traslado, supresin, entre otros), para la vigencia presente.1) Pantallazo del ingreso del dinero, este debe indicar fecha, hora y valor. 2) Acta de aprobacin del presupuesto por parte de la Junta Directiva. 3) Acta de aprobacin de facultades, por parte de la Junta Directiva para movimietos presupuestales.1) Soportar las cuentas por pagar u obligaciones contraidas por el INSTRAMD, con el documento integral de ingresos. 2) No adquirir obligaciones que no estn soportadas por el documento integral de ingresos.m1) Verificar que los Certificados de Disponibilidad Presupuestal tengan flujo de efectivo que los respalden. 7Comprobantes de egresos de las obligaciones contradas.El Instituto de Trnsito, Transporte y Movilidad Distrital de Riohacha carece de Planes, Programas y Proyectos estratgicos que permitan establecer una hoja de ruta clara para la gestin administrativa, contractual y operativa, lo que debilita significativamente su capacidad para cumplir con los objetivos misionales, atender las necesidades ciudadanas y resolver los problemas relacionados con la movilidad y seguridad vial. La ausencia de estas herramientas estratgicas dificulta la alineacin de las actividades institucionales con metas especficas y prioridades definidas, afectando la eficiencia en la toma de decisiones, el uso adecuado de los recursos pblicos y la evaluacin de los resultados alcanzados. Asimismo, esta situacin impide la adopcin de polticas pblicas efectivas que fortalezcan la movilidad en el Distrito, lo que resulta en una falta de orientacin para el desarrollo de proyectos de impacto, como infraestructura vial, control de trnsito y programas de seguridad vial. La carencia de un marco estratgico tambin afecta la capacidad de gestionar y responder oportunamente a las demandas ciudadanas y las exigencias normativas, generando un desempeo institucional desarticulado y limitado. Plan de Accin, el Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Control al Transporte Informal (PECIT), Plan Local de Seguridad Vial y el Plan Operativo Institucional.1) Elaborar el Plan de Accin, el Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Control al Transporte Informal (PECIT), Plan Local de Seguridad Vial y el Plan Operativo Institucional. 1) Relizar seguimiento a las acciones correspondientes a la evaluacin del Plan de Mejoramiento con corte a diciembre de 2023, relacionadas con la gestin contractual que no fueron cumplidas en un 100%, con relacin a la auditoria realizada a la vigencia fiscal 2020.1) Monitoreo a la base de datos de contratacin y la publicacin de la totalidad de los documentos que hacen parte de cada expediente contractual en la plataforma SECOP. 2) Capacitacin en normatividad vigente sobre contratacin estatal, supervisin y liquidacin de contratos. 1) 100% de los contratos celebrados en la plataforma SECOP. 2) Estatuto de Contratacin adoptado y publicado. 3) Acta y certificado de capacitacin. 4) Informe de supervisin. 5) Acta de liquidacin de contrato.1) Establecer la lista de chequeo que permita la correcta organizacin de los documentos que deben tener un expediente contractual, segun sea el caso. 2) Capacitar a los responsabes de la Contratacin en manejo y orgnizacin de expedientes contractuales. Mejora el proceso Contractual del INSTRAMD,de manera oportuna, 3) Aportar los informes de cumplimiento (supervisin) de manera mesual. 4)Incluir comprobantes de egreso en cada uno de los expedientes.1) Lista de chequeo elaborada y expedientes contractuales organizados. 2) Actas y certificado de capacitacin. 3) Comprobantes de egresos. 4) Informe de supervisi{on detallado, que incluya los resultados obtenidos por actividades.*Euro Aguilar, Aldrin Florez, Juan Berbesi.3Contratacion, Subdirector Administrativo, Tesorero.1) Completar los expedientes contractuales. 2)Realizar una campaa de liquidacin de contratos. 3) Exigir los informes con respaldo detallado de las actividades desarrolladas. 4) Incluir los comprobantes de egresos.TProfesional Especializado Grado 04, Subdirector administrativo, Tesorero, Direccin.=Euro Aguilar, Aldrin Florez, Juan Berbesi, Jesus Cotes Gomez.?1) Seguimiento a todas las acciones de mejoramiento indicadas. 1) Expedientes contractuales, aportando 100% de la exigida. 2)Actas de liquidacin de contratos. 3) Informes de supervisin, detallado por actividades y resultados obtenidos. 4) Comprobantes de egresos correspondientes a cada erogacin del contrato. 3NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Jess Cotes Gmez !PERODO DE RENDICIN: U; <d=c>? CG RR Ug-ZxVzq} |]cc PK![Content_Types].xmlN0EH-J@%ǎǢ|ș$زULTB l,3;rØJB+$G]7O٭Vnq\ػiJcFdt>dȵ21'F41؂Ӗ00E(cr#İmڿh W bzXoU)\ik޽v0oL/`ؚ˳0Ug/=ik5e6;^ywv+[P r~g %|?t9|w ?mx KhѨ>j|g/P 2*Rd+}!G0H5HJxh{{o\W2bIK݋^/1'~;NV0?/?~ҌW>oǏ_g }'>|L fZN&#y0FK3̪vI{( xsz?0$SM4΋x( Fgc|֤{y33 'G s3‰F8%avoSR(j6E}L]2 n2k3;=i,Dª1aoE1.;XMFdJC3&D1w% m C6+BI,<eǾN!E1: ~(b! =Jp_o,0i TX]$\Pg(Pˁ+FE?5-[O*;2~=S~D ߗw+Uy]],) \lbuRN;V vdf=,̡Y1|$c-Pm"#$SLR(8FvĎ9>8BPXuo0c̞EkEFʶUBaϢeZ[[˚f.62qyj9&" rF5R0#ۅ(<'mU/Mթ'83 ci۩AZ[:A>5Tg"J0ȸ8G罨 yHZE AW,kXKe\5_X(X.3*7[șdg0b8q%iJbG1s&$OфM1w|¯@qEKY0Ǭ̱Y,\}򬁩4j粎ۻF#J*5 &K+#D]n*^lĸ&YYzHH 2HB T;.ܵ $e28c!Iaѹ$hK"lxr;bHc8"ZyBR:u&/ SZ.J at{ oC1  J ]! `e ]X a" `f a#  ]$  b \  ]^ `d ]F a `_ a#  ]%  \ m' m& ZI ] `c ]K a `( a#  ]`  ]g \ ? ) L * h Y  i M  *  N  ~}}   ^@ k9 _G ]+ `j ]V a `O aP  ]+  ]k \ ^A k: _, ]+ `l ]W a `m aQ  ]+  _k  ]n ^B k; _o ]- `q ]. a/ `0 a1  ]a  ]p \ ^C ^R _H ]S `r ]T a1 `s a2  ]U  _t \ ^D k< l3 ]x `u ]w a4 `5 a4  ]6  _v \ ^E k= _7 ]z `y ]{ a4 `| a4  ]8  _} \nopqrqsrsqpt nopqrqsrsqpt nopqrqsrsqpt D| l"&&2&&&&X"DL"NPl"""" @! 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